Privacy

MFS Solutions en je club

FairCoach wordt aangeboden door MFS Solutions VOF, KvK 42000903, Paulus Potterstraat 35, 3751 VA Bunschoten Spakenburg.

Je club bepaalt waarvoor zij sportgegevens gebruikt en wie toegang krijgt. MFS voert die verwerking voor de club uit. MFS is zelf verantwoordelijk voor haar zakelijke administratie, eigen klantcontact en beveiliging van de dienst. Bij een zelfstandig team hangt de verantwoordelijkheid af van wie de dienst afneemt en het gebruik bepaalt. Je kunt bij MFS navragen wie voor jouw team het aanspreekpunt is.

Je kunt met privacyvragen terecht bij je club of via info@mfs-solutions.nl. Maarten Schaeffers behandelt vragen bij MFS; Stephan Bos vervangt hem. Betreft je verzoek clubgegevens, dan stemmen we af met de bevoegde clubcontactpersoon.

Welke gegevens verwerkt FairCoach?

Welke gegevens worden gebruikt hangt af van je rol, je club en de functies die je gebruikt.

• Account en toegang: naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, beveiligde inloggegevens, rollen en koppelingen met clubs, teams en kinderprofielen. Bij een eigen ledenprofiel kan een geboortedatum worden vastgelegd. Bevestigingen voor openbare naam en profielfoto worden met datum, versie en betrokken account geregistreerd. Ouders zonder eigen ledenprofiel hoeven geen geboortedatum op te geven.
• Sport en planning: teamprofielen, aanwezigheid, taken, opstellingen, wedstrijdgebeurtenissen en speeltijd. Er is geen aparte blessureregistratie. Vermeld in vrije toelichtingen geen informatie over ziekte, blessures of andere medische zaken.
• Foto’s en inhoud: profielfoto’s, berichten, reacties, bijlagen en informatie die een club op haar clubpagina plaatst.
• Ondersteuning: hulpgesprekken, meegestuurde paginacontext en eventuele screenshots die je voor ondersteuning deelt.
• Techniek: sessies, browsergegevens, bezochte FairCoach-pagina’s, foutmeldingen en gebruiksgegevens. Meldingen gebruiken een registratie van je browser; een persoonlijke kalenderkoppeling gebruikt een eigen toegangssleutel.
• Zakelijke administratie: contact- en factuurgegevens, abonnementsstatus en betaalverwijzingen bij een clubabonnement. Voor partners bestaat ook een afzonderlijke commissieadministratie.

Waarvoor gebruiken we gegevens?

FairCoach gebruikt gegevens om toegang te verlenen, sportactiviteiten en teamtaken te organiseren, berichten en meldingen af te handelen, ondersteuning te bieden, misbruik te beperken en de werking van de dienst te onderzoeken. Zakelijke gegevens worden gebruikt voor abonnementen en administratie.

Gegevens komen van jezelf, gekoppelde ouders of verzorgers, bevoegde club- en teambeheerders en ingestelde koppelingen zoals Sportlink. Welke gegevens nodig zijn hangt af van de functie. Zonder inloggegevens kun je geen eigen account gebruiken; een profielfoto en een vrije afmeldtoelichting zijn optioneel. De geboortedatum voor een eigen ledenprofiel wordt hieronder uitgelegd.

Op welke basis?

De club moet per sportfunctie bepalen welke gegevens noodzakelijk zijn en welke rechtsgrond daarbij past, bijvoorbeeld de uitvoering van een lidmaatschapsovereenkomst. Die grondslag geldt niet automatisch voor ieder gezinslid of iedere openbare publicatie. Een ouderrol of clubkoppeling is geen algemene toestemming.

MFS gebruikt noodzakelijke beveiligings- en foutgegevens voor het gerechtvaardigde belang van een veilige, betrouwbare dienst. Zakelijke gegevens worden gebruikt voor de uitvoering van een overeenkomst, het onderhouden van zakelijke contacten en het voldoen aan wettelijke administratieplichten. Voor gebruiksmetingen moet de noodzaak worden afgewogen; waar toestemming voor opslag op je apparaat nodig is, moet die vooraf worden gevraagd.

Waar een functie op toestemming berust, wordt die apart gevraagd en kun je haar intrekken. Dat verandert de rechtmatigheid van eerder gebruik op basis van die toestemming niet. Je club informeert je over haar eigen doelen en grondslagen.

Wie kan gegevens zien?

Toegang binnen FairCoach hangt af van je rol en de profielen waarvoor je toegang hebt. Een ouder kan gekoppelde kinderprofielen beheren. Namen en foto’s kunnen op een openbare clubpagina verschijnen, afhankelijk van de instellingen. Controleer deze keuzes bij Instellingen voor het gekozen profiel.

De FairCoach-server staat bij Hetzner in Neurenberg, Duitsland. De ingerichte back-upbestemming is een aparte Hetzner Storage Box in Falkenstein, Duitsland. Systeemmail en support@faircoach.app gebruiken Namecheap Private Email. Namecheap vermeldt voor deze maildienst servers in de Verenigde Staten. De standaardverwerkersovereenkomst bevat Europese modelcontractbepalingen voor toepasselijke doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte. Je kunt informatie over deze waarborgen opvragen via het privacycontact.

Als je meldingen of een kalenderkoppeling inschakelt, ontvangen je browserpushdienst of gekozen kalenderdienst de benodigde gegevens. Een ingestelde Sportlink-koppeling wisselt clubgegevens uit. Betalingen verlopen via Mollie. Deze diensten verwerken gegevens volgens hun eigen rol en voorwaarden. Een openbare clubpagina is ook toegankelijk voor mensen zonder FairCoach-account.

Externe AI-hulp is gepauzeerd: nieuwe hulpvragen worden niet naar een AI-aanbieder gestuurd. De handleiding en gewone support blijven beschikbaar. MFS kan de context en screenshots verwerken die je voor menselijke ondersteuning deelt.

Op clubpagina’s kan na een klik een YouTube-speler laden. YouTube ontvangt dan onder meer je IP-adres en browsergegevens en past eigen privacyvoorwaarden toe. Klik alleen op afspelen als je die externe dienst wilt laden.

Cookies en opslag op je apparaat

FairCoach gebruikt cookies voor inloggen en je actieve context. Lokale opslag onthoudt instellingen en bewaart beschikbare gegevens en wachtende invoer voor offline gebruik. Gebruiksregistratie kan een browserkenmerk opslaan en gegevens aan je account koppelen; dit is niet automatisch anoniem.

Je kunt lokale gegevens verwijderen via je browser- of apparaatinstellingen. Daarmee kunnen instellingen en nog niet gesynchroniseerde invoer verloren gaan. De voorbereide iOS-app onthoudt daarnaast de laatst geopende FairCoach-pagina op het apparaat.

Jeugdspelers en ouders

Nieuwe leden met een eigen account geven bij teamregistratie hun geboortedatum op. Bestaande webgebruikers worden niet algemeen geblokkeerd als deze ontbreekt. Bij eerste gebruik van de voorbereide Android- of iOS-app wordt een ontbrekende datum eenmalig aangevuld voor het eigen ledenprofiel. Dezelfde datum geldt op alle apparaten. Voor een ouderaccount zonder eigen ledenprofiel vragen we geen geboortedatum.

Voor gewoon gebruik vragen we geen algemene ouderbevestiging. Voor openbare naam en profielfoto van een bekende speler onder 16 is een aparte bevestiging nodig van een gekoppelde bevoegde ouder of verzorger met beheerrechten. Die verklaart volwassen en bevoegd te zijn en bevestigt met het eigen wachtwoord. Dat bewijst geen identiteit of gezag; bij twijfel volgt beoordeling met de club. Bevestigen zet de zichtbaarheid niet automatisch aan.

Intrekken kan bij Instellingen → Voor je account → Profiel en privacy. Naam en foto verdwijnen dan van de clubsite; de speler kan FairCoach blijven gebruiken. Deze bevestiging geeft geen algemene toestemming voor andere openbare inhoud. Een onjuiste geboortedatum laat je corrigeren via het privacycontact.

Een kinderprofiel is een andere persoon dan het account van een ouder. Het verwijderen van een ouderaccount verwijdert daarom niet automatisch de gegevens of toegang van het kind of andere verzorgers.

Bewaren en verwijderen

Je kunt je eigen account verwijderen via Instellingen → Voor je account → Account verwijderen. Vooraf zie je de gevolgen. Je login, sessies, eigen toegangsrechten en persoonlijke accountgegevens worden verwijderd. Kinderprofielen en gegevens van anderen blijven beschermd.

Als dit de laatste login van je eigen persoon is, worden de eigen naam en foto losgemaakt van de bewaarde sporthistorie. Uitslagen, opstellingen en speeltijd kunnen onder een willekeurig label blijven bestaan. Dat betekent niet dat elke overgebleven registratie onder alle omstandigheden onherleidbaar is. Andere eigen logins of onzekere persoonskoppelingen kunnen een andere afhandeling vragen; dit staat in het overzicht.

We bewaren technische gegevens zolang die nodig zijn voor foutonderzoek, beveiliging en verbetering, en supportgegevens zolang dat nodig is om je vraag af te handelen en eerdere oplossingen te kunnen terugvinden. De gekozen opruimtermijnen zijn 90 dagen voor algemene technische telemetrie en 12 maanden na sluiting én laatste inhoudelijke activiteit voor gewone support. De automatische uitvoering daarvan wordt nog ingevoerd; deze termijnen zijn daarom nog geen gegarandeerde maximale bewaartermijnen. Mailboxen en gedeelde bijlagen worden afzonderlijk afgehandeld.

De club bepaalt hoelang sporthistorie nodig is voor de sportadministratie en beoordeelt die noodzaak opnieuw bij vertrek of inactiviteit. Vraag je club naar de termijn voor jouw gegevens. Bewijs van toestemming en de afhandeling van privacyverzoeken wordt bewaard zolang dit nodig is om de gemaakte keuzes en afhandeling te kunnen verantwoorden. Zakelijke administratie blijft bewaard zolang wettelijke verplichtingen dit vereisen.

Accountverwijdering zegt een clubabonnement niet op en wist niet automatisch facturen of gegevens die een club, Sportlink of andere partij zelfstandig beheert. Back-ups bevatten oudere gegevens. De huidige inrichting bewaart dagelijkse en maximaal twaalf maandelijkse herstelpunten; daarnaast bestaan afzonderlijke database- en configuratiekopieën. De overgang naar maximaal 30 dagen rollende back-ups en de afhandeling van overige kopieën is nog niet afgerond. Oudere gegevens kunnen daardoor langer dan 30 dagen aanwezig blijven. Bij een herstel moeten eerdere verwijderingen opnieuw worden verwerkt voordat de gegevens weer in gebruik worden genomen.

Bij accountverwijdering wordt ook FairCoach-opslag op het gebruikte apparaat opgeruimd. Synchroniseer wachtende invoer eerst. Lokale gegevens op andere apparaten worden niet op afstand gewist; de oude sessies verliezen wel hun toegang.

Je privacyrechten

Afhankelijk van de verwerking kun je vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je gegevens, bezwaar maken en eerder gegeven toestemming intrekken. Een privacyvraag of verzoek kun je sturen aan info@mfs-solutions.nl. Vermeld welke club en gegevens het betreft, zonder onnodige gevoelige informatie mee te sturen.

We controleren eerst via bestaande account- en relatiegegevens of je het verzoek mag doen. We vragen niet standaard een identiteitsbewijs. Bij twijfel over ouderlijk gezag of persoonskoppelingen stemmen we af met de club en beschermen we gegevens van anderen.

De verantwoordelijke partij antwoordt zonder onnodige vertraging en in beginsel binnen één maand. Bij een toegestane verlenging krijg je binnen die maand uitleg. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.